گام پنجم : مدیریت کارها در آی دسک

در بخش قبلی آموزش به بررسی مدیریت امور مالی ، ماژول ها و ویژگی های آنها در آی دسک پرداخته شد. در این بخش به بررسی بخش مهم و پر کاربردتری در پنل آی دسک یعنی بخش مدیریت کارها و وظایف میپردازیم. با ما همراه باشید!

بررسی ماژول مدیریت کارها در پنل آی دسک

حتما می‌دانید که هرچه قدر کسب و کار ها بزرگتر و تعداد پروژه ها بیشتر شود، مدیریت کارها و پیش بردن پروژه ها نیز پیچیده و سخت تر می شود، چرا که با بزرگتر شدن پروژه ها، تعداد نیرو های درگیر پروژه نیز بیشتر می شود. همچنین باید در نظر داشت که مدیریت زمان پایان پروژه و وظایف منتصب شده به هر فرد نیز دشوار تر می‌گردد.

برای حل این معضل، سامانه مدیریت کسب و کار آی دسک به کمک شما آمده و می‌توان به عنوان بهترین انتخاب از آن نام برد. چرا که در آی دسک با مدیریت راحت پروژه ها، قرار دادها و وظایف، توانایی مدیریت حرفه ای بر روی هر پروژه را خواهید داشت.

بررسی ماژول مدیریت کارها با سطوح دسترسی متفاوت

بخش مدیریت کارها در آی دسک دارای دو سطح دسترسی مدیر و کارشناس است.

به طور خلاصه می توان گفت که در سطح دسترسی مدیر تمامی قرار دادها، پروژه ها، وظایف ثبت شده و سیاهه زمان هر پروژه در دسترس مدیر قرار دارد. در سطح دسترسی کارشناس نیز پروژه ها و وظایف مربوط به خود کارشناس فقط قابل مشاهده است.

در ادامه با توضیح بخش های مختلف وظایف آی دسک در سطح دسترسی مدیر و کارشناس با شما خواهیم بود.

سطح دسترسی مدیر:

بخش اول: قرار دادها

در بخش اول که نام آن کارهاست می‌توانید تمام قرار دادهای خود را با اطلاعات نظیر: نام قرار داد، نام مشتری، نوع قرار داد، تاریخ شروع و پایان قراداد و… در لیستی وارد کرده و آنها را به صورت تجمیعی در کنار هم داشته باشید.

از طرف دیگر تعداد کل قرارداد ها، تعداد قرار داد های نزدیک به مهلت انقضا، تعداد قرار داد های منقضی شده نیز برای شما قابل نمایش است.

بخش دوم: پروژه ها

شما به عنوان مدیر در بخش مدیریت کارهای آی دسک می‌توانید پروژه های خود را با جزئیات کامل مانند: نام پروژه، اعضای پروژه، زمان پایان پروژه، مشتری مربوطه، درصد پیشرفت پروژه و وضعیت پروژه را وارد لیست پروژه ها کرده و به راحتی آنها را مدیریت کنید.

افزون بر آنکه امکان ویرایش پروژه هم برای شما قابل دسترس بوده، در هر لحظه می‌توانید هر پروژه را حذف یا اصلاح کنید و یا آن را در بایگانی نگه دارید. از دیگر قابلیت های این بخش این است که می توانید در هر پروژه وظایف را به اعضای گروه منتصب کرده و آن را در دسته های انجام شده، انجام نشده و یا در حال انجام بخش بندی کنید و در آخر آنها را در تابلوی وظایف مشاهده نمایید.

از دیگر ویژگی های این بخش می‌توان به نمودار گانت هر پروژه، امکان تبادل نظر و چت کردن افراد در پروژه، یادداشت ها، سیاهه زمان، فاکتورها، فایل ها، بازخورد مشتریان و خروجی اکسل از هر پروژه اشاره کرد.

در نهایت شما به عنوان مدیر صاحب داشبوردی از تعداد پروژه های شروع نشده، در حال انجام، لغو شده، عقب افتاده و به طور کلی تعداد کل پروژه ها در دسترس داشته و می توانید نگاه اجمالی به هرکدام داشته باشید.

بخش سوم: وظایف و تابلوی وظایف

در بخش وظایف، شما می‌توانید تمام وظایف منتصب شده به کارشناسان در پروژه های مختلف را مشاهده کرده و وضعیت آنها را به در حال انجام، انجام شده یا انجام نشده تغییر دهید.

همچنین امکان منتصب کردن وظیفه به کارشناسان و یا ویرایش وظیفه منتصب شده نیز در دسترس شما خواهد بود.

ایجاد دسته بندی وظایف، امکان سنجاق کردن وظایف مهم و امکان تعریف برچسب وظایف از دیگر ویژگی های این بخش بوده که می‌توان تمامی اعمال را در تابلوهای دسته بندی شده به صورت اجمالی مشاهده کرد.

بخش چهارم: تقویم وظایف

از ویژگی کاربردی آی دسک داشتن تقویم فارسی بوده که می‌توان تمامی وظایف انجام شده ، در حال انجام و انجام نشده را در تقویم فارسی به صورت روزانه، هفتگی و ماهانه مشاهده کرد و در تقویم فارسی وظیفه جدید تعریف نمود.

بخش پنجم: سیاهه زمان

همانطور که در مقاله مدیریت منابع انسانی اشاره شد، آی دسک برای هر وظیفه زمان سنج خاصی را در نظر گرفته تا ساعت کارکرد در هر پروژه و وظیفه قابل تشخیص باشد. اما گاهی اوقات ممکن است که کارشناس به دلیل فراموشی تایمر را متوقف نکرده و تایم زیادی برای پروژه صرف شود.

سیاهه زمان برای حل این مشکل در نظر گرفته شده تا تایم های غیر مفید هر کارشناس را به صورت لیست در هر پروژه نمایان کرده تا تایم مفید هر پروژه به دست آید.

افزون بر آن می‌توانید سیاهه های زمان هر پروژه را در تقویم فارسی مشاهده کرده و یا در مجموع ساعات غیر مفید هر کارشناس را مشاهده کنید. همچنین ساعت شروع هر وظیفه و زمان سنج های فعال نیز برای شما قابل رویت میباشد.

سطح دسترسی کارشناس:

در سطح دسترسی کارشناس شما محدودیت های دسترسی داشته و فقط دسترسی به دو بخش وظیفه ها و تابلوی وظایف مخصوص به خود را خواهید داشت.

بخش اول: وظیفه ها و برچسب وظایف

در سطح دسترسی کارشناس، امکان مشاهده وظایف تعریف شده و یا منتصب شده در پروژه ها وجود داشته و کارشناس می‌تواند تمام وظایف خود را در لیستی مشاهده کرده و آن را ویرایش کند. همچنین امکان سنجاق کردن وظایف مهم و تعریف وظیفه جدید نیز از ویژگی های این قسمت است.

در نظر داشته باشید که در این بخش هر وظیفه برچسبی دارد که نوع وظیفه را مشخص می‌کند .این برچسب ها به شما کمک می کند تا بتوانید برچسب های مربوط به وظایف خود را تعریف نموده و وظایف تان را جدا و سازمان دهی کنید.

بخش دوم: تابلو وظایف و تقویم وظایف

در این بخش، کارشناس می‌تواند تابلوهای وظایف خود را در دسته بندی های تعریف شده مشاهده کرده و یا در تقویم فارسی آنها را به صورت روزانه، ماهانه یا سالانه بررسی کند.